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Guest Blog – How to Sell Your Conference Poster

Blog from Dr Sam Moxon

Reading Time: 10 minutes

The conference poster session can be a bit of a strange experience. I really enjoy them because it gives you the opportunity to have a good, one on one discussion with people who are interested in your work. It’s a great way to make new connections and you often find yourselves moving from the designated networking time to perhaps the most fruitful venue for building collaborations; the pub.

In this blog share a few tips on how to make that poster a real talking point at your next conference.

So many scientists continue to work with people they first met at a conference poster, continuing their discussion over a few drinks in the nearest bar. I’ve seen PhD’s literally spawn out of a “we could maybe try this” back and forth that all originated from one person asking the other that first question: “can you talk me through your poster?”

Having said that, the poster session is still a bit of a weird one. If nobody stops by your poster the session really drags on. You feel like you are selling something that nobody wants to buy. There is, however, something you can do to help prevent this. It’s kind of obvious but… make your poster sellable. If it catches the eye, it grabs interest too.

So here are my top tips:

1. Templates

Let’s start with your layout. This is one of the most critical things to get right if you want your poster to get attention. Before you start making your poster, it is a good idea to check the conference format. You don’t want to turn up with a landscape poster to find it doesn’t fit your board. Try and look at some examples so you can get a flavour of what it should look like. Your institution will likely also have some great ready-made templates that you can use but if not, there are a few general principles you can follow.

Firstly, you want to separate your poster out into the same general sections you would use for an abstract or paper (Introduction, Methods, Results/ Discussion, Conclusions). The best way to do this is with a separate panel for each. You can make multiple panels for the results but the key thing is to make sure the poster flows. It has to tell a story and be eye catching in the process. To give you an idea, you can have a look at a poster I used for an ARUK conference a few years ago.

2. Chill out with the text

Do not fill your poster space up with a load of text. It makes it seem impenetrable and hard to digest. Click the image above to see an example of one of mine.

Next up is the written content. The message here is similar to the one in my CV blog. Do not fill your poster space up with a load of text. It makes it seem impenetrable and hard to digest. The example I linked earlier has 647 words and even then it could probably do with being trimmed down. So how do you communicate the story of your work in a few hundred words? Once again… bullet points! If your poster is too wordy, nobody will want to read it. They want something they can digest quickly while they sip coffee and eat cake. You don’t want to be stood there awkwardly smiling while they read 1000 words in silence. The quicker they can understand it, the faster they can start to discuss it with you. The perfect poster can be read and digested in a few minutes.

Don’t worry too much if what you actually present varies a little from your abstract. There can often be a big lag between submitting your abstract and presenting, and your research may have progressed. Don’t vary too far from the original purpose, but it’s okay to add more… and don’t just copy and paste your abstract.

Don’t bury the really interesting information or your conclusions in a mass of text and tables – make the points big, bold and clear.

3. Use pretty pictures

This is the obvious caveat to the “minimal text” advice. Your poster is a visual representation of your work so you want to get plenty of colour and eye catching visuals in there. This is even more critical if your results are all graphs which can be hard to notice at a distance. You need an image that will grab their attention and promote them to take a close look at your data. Fluorescent images are always a good one or, failing that, take the time to make some really nice schematics explaining some of the key mechanisms or workflows that are outlined in your poster (label your axis). There is some great software out there like Corel Draw, Inkscape and Canva which allow you to create some really nice visuals with relative ease.

There are lots of idea’s on new and creative poster designs, it’s a brave researcher that uses them, but have a look on YouTube, I like this second generation too.

4. Use colour wisely

I mentioned colour briefly in the last section but you have to make sure you use colour correctly. You don’t want to overdo it and end up with a poster that looks like it was made in Willy Wonka’s factory. You’re talking about science not selling everlasting gobstoppers! Stick to between 3 and 6 colours (figures included) and my personal recommendation is to have 2-3 primary colours, and accent colour that stands out and 1-2 text colours. That way you can use the accent colour to draw attention to the key points you want to get across.

Most importantly, keep your background plain. White, light grey or something like that. Nobody will notice any of your data if it is stuck on an A3 image of your favourite cell. Your work should leap out of the background, not fall into it.

5. Add your contact information

This is really important. You won’t be stood by your poster for the entire conference but it will be available for people to see for the whole duration. What if someone checks it out and wants to know more but you aren’t there? The answer is to have your contact information somewhere on the poster. If you don’t want to use any space on the poster itself, you can attach business cards to the board for people to take. Either way make sure you get your email address and any relevant social media accounts on there!

6. Acknowledge your funders

It’s important to remember that your work is only possible because somebody is funding it for you (unless you are self-funded). Always remember to acknowledge your funders at the bottom of your poster along with including relevant references. The easiest way to do this is to simply include their logos in the bottom right corner.

7. Physical vs Digital

With many conferences turning virtual, you may not have a chance see your poster in all its full A1 glory, tucked up in its cardboard tube. But going digital does also provide an opportunity to be innovative. You can consider adding hyperlinks (depending on format) to your social media, your other work – depending on the platform you could also include animations, voice over / video recordings (PowerPoint lets you do this). Get creative!

Other than that my final piece of advice is enjoy yourself. A poster session is a great networking opportunity so make sure you make use of it. You never know what connections you might make.


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Blog de Convidados – Como Vender Seu Pôster de Conferência
Por Dr Sam Moxon

A sessão de pôster de uma conferência pode ser uma experiência um pouco estranha. Eu realmente gosto deles porque é uma oportunidade de ter uma boa discussão cara a cara com pessoas que estão interessadas em seu trabalho. É uma ótima maneira de fazer novas conexões e muitas vezes você se vê mudando do horário de networking designado para talvez o local mais frutífero para construir colaborações; o bar.

Neste blog, eu vou compartilhar algumas dicas sobre como tornar aquele pôster num verdadeiro ponto de discussão em sua próxima conferência.

Muitos cientistas continuam trabalhando com pessoas que conheceram em uma sessão de pôsteres de conferência, continuando sua discussão enquanto tomam alguns drinques no bar mais próximo. Eu vi PhDs literalmente nascerem de um “talvez pudéssemos tentar isso” que se originou de uma pessoa fazendo a outra a primeira pergunta: “você pode me explicar através de seu pôster?

Tendo dito isso, a sessão de pôsteres ainda é um pouco estranha. Se ninguém passar pelo seu pôster, a sessão realmente se arrastará. Você sente que está vendendo algo que ninguém quer comprar. No entanto, há algo que você pode fazer para ajudar a prevenir isso. É meio óbvio, mas … torne seu pôster vendável. Se chamar atenção, também atrairá interesse.

Então, aqui estão minhas principais dicas:

  1. Modelos

Vamos começar com seu layout. Esta é uma das coisas mais importantes a se acertar se você deseja que seu pôster chame atenção. Antes de começar a fazer seu pôster, é uma boa ideia verificar o formato da conferência. Você não quer aparecer com um pôster de paisagem para descobrir que não cabe no seu quadro. Tente ver alguns exemplos para ter uma ideia de como o pôster deve parecer. Sua instituição provavelmente também terá alguns ótimos modelos prontos que você pode usar, mas se não tiver, existem alguns princípios gerais que você pode seguir.

Em primeiro lugar, você deseja separar o seu pôster nas mesmas seções gerais que você usaria para um resumo ou publicacão científica (Introdução, Métodos, Resultados / Discussão, Conclusões). A melhor maneira de fazer isso é com um painel separado para cada um. Você pode fazer vários painéis para os resultados, mas o principal é garantir que o pôster flua. Tem que contar uma história e ser atraente no processo. Para se ter uma ideia, você pode dar uma olhada em um pôster que usei para uma conferência da ARUK alguns anos atrás.

  1. Relaxe com o texto

Não preencha o espaço do pôster com muito texto. Isso faz com que pareça impenetrável e difícil de digerir. Clique na imagem acima para ver um exemplo de um dos meus.

O próximo é o conteúdo escrito. A mensagem aqui é semelhante à do blog do meu currículo. Não preencha o espaço do pôster com muito texto. Faz com que pareça impenetrável e difícil de digerir. O exemplo do meu pôster tem 647 palavras e, mesmo assim, provavelmente poderia ser reduzido. Então, como você comunica a história do seu trabalho em algumas centenas de palavras? Mais uma vez … marcadores! Se o seu pôster for muito prolixo, ninguém vai querer lê-lo. Eles querem algo que possam digerir rapidamente enquanto tomam café e comem bolo. Você não quer ficar parado sorrindo sem jeito enquanto eles lêem 1000 palavras em silêncio. Quanto mais rápido eles puderem entender, mais rápido poderão começar a discutir o assunto com você. O pôster perfeito pode ser lido e digerido em poucos minutos.

Não se preocupe muito se o que você realmente apresentar diferir um pouco do seu resumo. Freqüentemente, pode haver um grande demora entre o envio de seu resumo e a apresentação, e sua pesquisa pode ter progredido. Não varie muito do propósito original, mas não há problema em adicionar mais … e não apenas copie e cole seu resumo.

Não enterre as informações realmente interessantes ou suas conclusões em uma massa de texto e tabelas – faca os informacoes se destacarem com letras maiores, em negrito, de uma maneira mais clara.

  1. Use fotos bonitas

Esta é a advertência óbvia para o conselho de “texto mínimo”. Seu pôster é uma representação visual de seu trabalho, então você deseja obter muitas cores e imagens atraentes nele. Isso é ainda mais crítico se os resultados forem todos gráficos que podem ser difíceis de perceber à distância. Você precisa de uma imagem que chame a atenção deles e os estimule a examinar seus dados de perto. Imagens fluorescentes são sempre boas ou, se isso não for possível, reserve um tempo para fazer alguns esquemas realmente legais que expliquem alguns dos principais mecanismos ou fluxos de trabalho descritos em seu pôster (use legendas no seus graficos). Existem ótimos softwares como Corel Draw, Inkscape e Canva que permitem criar visuais realmente legais com relativa facilidade.

Existem muitas idéias sobre designs de pôsteres novos e criativos, é um pesquisador corajoso que as usa, mas dê uma olhada no YouTube, eu gosto desta segunda geração também.

  1. Use as cores com sabedoria

Mencionei a cor brevemente na última seção, mas você deve certificar-se de usá-la corretamente. Você não quer exagerar e acabar com um pôster que parece ter sido feito na fábrica de Willy Wonka. Você está falando sobre ciência e não vendendo balas coloridas! Limite-se a 3 a 6 cores (figuras incluídas) e minha recomendação pessoal é ter 2 a 3 cores primárias e uma cor de destaque que se destaque e 1 a 2 cores de texto. Dessa forma, você pode usar a cor de destaque para chamar a atenção para os pontos-chave que deseja transmitir.

Mais importante ainda, mantenha seu plano de fundo simples. Branco, cinza claro ou algo parecido. Ninguém notará nenhum de seus dados se eles estiverem presos em uma imagem A3 de sua célula favorita. Seu trabalho deve saltar do plano de fundo, não cair nele.

  1. Adicione suas informações de contato

Isso é muito importante. Você não ficará com seu pôster durante toda a conferência, mas ele estará disponível para que as pessoas o vejam durante toda a conferência. E se alguém verificar e quiser saber mais, mas você não estiver lá? A resposta é ter suas informações de contato em algum lugar do pôster. Se não quiser usar nenhum espaço do pôster, você pode anexar cartões de visita ao quadro para as pessoas pegarem. De qualquer forma, certifique-se de colocar seu endereço de e-mail e todas as contas de mídia social relevantes!

  1. Reconheça seus financiadores

É importante lembrar que seu trabalho só é possível porque alguém o está financiando para você (a menos que você seja autofinanciado). Lembre-se sempre de agradecer aos seus financiadores no rodapé do pôster, incluindo referências relevantes. A maneira mais fácil de fazer isso é simplesmente incluir seus logotipos no canto inferior direito.

  1. Físico vs Digital

Com muitas conferências se tornando virtuais, você pode não ter a chance de ver seu pôster em toda a sua glória A1, enfiado em seu tubo de papelão. Mas entrar na era digital também oferece uma oportunidade para ser inovador. Você pode considerar a adição de hiperlinks (dependendo do formato) às suas mídias sociais, seu outro trabalho – dependendo da plataforma, você também pode incluir animações, dublagens/gravações de vídeo (o PowerPoint permite que você faça isso). Seja criativo!

Fora isso, meu último conselho é divirta-se. Uma sessão de pôsteres é uma ótima oportunidade de networking, portanto, aproveite. Você nunca sabe quais conexões você poderá fazer.

Autor

Dr. Sam Moxon

O Dr. Sam Moxon é um cientista de biomateriais da Universidade de Manchester. Sua experiência recai na interface entre biologia e engenharia. Seu PhD se concentrou em medicina regenerativa e agora trabalha tentando desenvolver técnicas de bioimpressão 3D com células-tronco humanas, para que possamos entender e tratar melhor as doenças degenerativas. Fora do laboratório, ele caminha pelo Lake District e é um especialista em todas as coisas da Disney.


Author

Dr Sam Moxon

Dr Sam Moxon is a biomaterials scientist at the University of Manchester. His expertise falls on the interface between biology and engineering. His PhD focussed on regenerative medicine and he now works on trying to develop 3D bioprinting techniques with human stem cells, so that we better understand and treat degenerative diseases. Outside of the lab he hikes through the Lake District and is an expert on all things Disney.

 

 

 

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